Annonser

Konsten att hålla kontinuitet i husets information och dokumentation

Informationshantering i en bostadsrättsförening är komplext. Styrelsemedlemmar byts ut regelbundet och information måste bevaras under husets livslängd vilket överstiger den av de boende.

Björn Olsson, skapare av styrelseportalen Reddibo redogör i samarbete med Styrelseguiden i denna artikel för problematiken och ger tips för en bättre hantering.

Omsättning av styrelsen

Bostadsrättsföringar har ofta en ganska hög omsättning på styrelsemedlemmar. Anledningarna kan vara många men det är vanligt att personer flyttar eller tycker att styrelsearbetet är för betungande.

När styrelseledamöter byts ut blir det samtidigt svårt att upprätthålla kontinuitet och systematik i hanteringen av information och dokument. Det gäller i princip för all information som rör styrelsearbetet, föreningen eller byggnaden.

Personliga strukturer

Individer föredrar olika sätt att hantera information. Alla har vi vår egen struktur som vi upplever som logisk men som inte nödvändigtvis upplevs så av en annan. Om något logiskt ställe inte kan hittas använder vi dessvärre ofta etiketten ”övrigt” på både mappar och pärmar. Kategorin ”övrigt” kan nog mest liknas med sällskapsspelet Finns i Sjön – jag vet att det finns där men kommer inte ihåg var.

Utöver detta så sparas dokument och information genom olika tekniker. Vissa föredrar att ha allt i sin dator medan andra arkivering i pärmar eller allt i huvudet. En del information går givetvis att hitta i gamla styrelseprotokoll eller bokföring men det är sällan att alla underlag finns där. Tekniska underlag så som ritningar kan ibland hittas hos byggnadsnämnden men långt ifrån alltid, då kraven har ändrats de senaste 15 åren.

Informationslivslängd

Informationen kring en bostadsrättsförening har dessutom lång livslängd eftersom själva huset har det. Det finns föreningar som redan har funnits uppåt 70 år och många fler har funnits i över 30-40 år och det är möjligt att de fortfarande finns kvar om 100 år.

Vidare kan det gå lång tid innan informationen behövs igen. Informationsbehoven i en fastighet är ofta cykliska. Till exempel så behövs inte dokumentationen kring en stamrenovering eller fasadputsning på 20-30 år men när det är dags igen så är den avgörande.

Risken är således stor att det blir svårt att hitta information som skapats eller hanterats av tidigare styrelsemedlemmar. Har personen dessutom flyttat blir det näst intill omöjligt. Mycket tid och kraft kan därför läggas på att leta information. I värsta fall kan den behöva återskapas vilket kräver en hel del arbete.

Lösningar

Vad kan man då göra för att få ordning på detta problem. Det finns givetvis en uppsjö med IT lösningar med filförvaring i moln etc. men kom då ihåg att det där med att hitta i strukturer skapade av andra kan uppstå även här. Fördelen är att den kan delas av flera men det är fortfarande i huvudsak en mappstruktur som alla kanske upplever som logiskt.

Nyckeln till problemet är egentligen ganska enkel men svår att genomföra i praktiken.  Det handlar dels om att skapa så många sökvägar som möjligt till den specifika informationen och dels koppla den till husets delar som är logiska att associera informationen till.  

Om man tar till exempel färgkoden till färgen som användes för att måla om trapphuset så kan man notera den på flera ställen. Se till att den är nedskriven på fakturan från målerifirman, spara specifikationen i en pärm eller i en mapp. Försök koppla den till logiska delar genom att till exempel spara en färgburk och notera att den tillhör trapphuset eller skriva färgkoden med penna i ett hörn där den syns men inte stör.

I detta enkla exempel har vi skapat 4 parallella sökvägar och det ökar sannolikheten att någon av dem skall leda en framtida styrelseledamot till informationen.  Detta sätt fungerar för fakta men sämre för information som ändras eller uppdateras. I det senare fallet är risken stor att det uppstår parallella versioner och man kan inte vara säker på att man har den senaste.  Här krävs det någon form av systemstöd, datoriserat eller manuellt.

Således finns det ingen patentlösning på problemet men det finns några vanligt förekommande delar i en förening som man kan använda för att hänga upp informationen på. Kalendern är en sådan, den kan användas som en dagbok där man noterar olika händelser som inträffat i huset. Underhållsplanen en annan, ofta framåtblickande men den går också att använda för att dokumentera vad som gjordes och när. Det är också en god ide att spara en kopia av till exempel underhållsinstruktioner i anslutning till utrustningen på dess driftplats.

Slutligen, det räcker inte med att ha strukturer på plats utan man måste också ha disciplinen att dokumentera och arkivera. Gör det till en stående punkt på styrelsemötet. Det är betydligt enklare att fånga informationen regelbundet än att försöka få en avgående styrelsemedlem att tanka ur sig all den information och kunskap som de har samlat på sig under åren.

 

Föreningens hemsida på Allabrfer.se

Som medlem på Styrelseguiden.se får din förening en gratis hemsida på Allabrfer.se, Sveriges samlingsplats för bostadsrättsföreningars hemsidor.
Läs våra användarvillkor.
Vi använder RuleMailer för att skicka nyhetsbrev.

Copyright © 2009 Styrelseguiden.se

Styrelseguiden Norden AB
Frejgatan 8
114 20 Stockholm
info@styrelseguiden.se